Бумажная транспортная накладная после 1 сентября 2026 года — это не выбор, а закрытый перечень оснований, каждое из которых нужно доказать. Сначала в списке было восемь случаев, 19 сентября к ним добавились ещё четыре. И тут же появилось опасное заблуждение: «бумагу вернули».
Не вернули. Вернули четыре узких основания, которые касаются военных грузов, зон ЧС и КТО, специальных грузов и продукции двойного назначения. Обычный автопарк в этот список не попал, и накладная у него остаётся электронной. А вот путевой лист с отметкой о медосмотре не отменялся ни до 1 сентября, ни после — ни для кого.
Ниже — полный перечень 12 случаев, что именно проверяют по документам рейса и три ошибки, которые уже стоят денег.
С чего всё началось
Федеральный закон № 140-ФЗ от 7 июня 2025 года ввёл обязательный электронный документооборот в грузоперевозках. С 1 сентября 2026 года транспортная накладная формируется в электронном виде, подписывается УКЭП и передаётся в ГИС ЭПД. Бумага допускается только в случаях, определённых Минтрансом.
Первый документ — приказ Минтранса № 262 от 01.06.2026 (зарегистрирован Минюстом 02.06.2026 № 86819). Он действует с 1 сентября 2026 года до 1 сентября 2032-го и содержит восемь случаев.
Второй — приказ № 391 от 02.09.2026 (Минюст 04.09.2026 № 88150, опубликован 08.09.2026). Он добавил четыре случая, и с 19 сентября перечень составляет 12 позиций.
Восемь исходных случаев
- Перевозка грузов военного назначения, где Минобороны России выступает грузоотправителем или грузополучателем.
- Грузоотправитель или грузополучатель — иностранное юрлицо, не включённое в государственный реестр аккредитованных филиалов и представительств.
- Каботажные перевозки, выполняемые иностранными перевозчиками, зарегистрированными в государстве — члене ЕАЭС.
- Перевозка грузов физлицу для личных, семейных, домашних или иных не связанных с предпринимательством нужд, если это физлицо — отправитель и (или) получатель.
- Сбой программно-аппаратных комплексов, зафиксированный государственной системой обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак.
- Отсутствие доступа к интернету, в том числе в населённых пунктах, включённых в перечень, утверждённый распоряжением Правительства.
- Грузоотправитель и грузополучатель — одно и то же лицо.
- Перевозка драгоценных металлов или драгоценных камней.
Четыре случая, добавленных с 19 сентября 2026 года
- Перевозка грузов военного назначения, где отправителем или получателем выступают МВД, Росгвардия, ФСБ, МЧС, СВР или ФСО.
- Перевозки на территориях с режимом повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, чрезвычайного или военного положения, а также в зоне контртеррористической операции.
- Перевозка специальных грузов в соответствии с Федеральным законом № 257-ФЗ.
- Продукция военного и двойного назначения во внешней торговле.
Чего исключения не отменяют
Исключение касается транспортной накладной, заказа и заявки. Оно не касается путевого листа.
Путевой лист, отметка о предрейсовом медицинском осмотре и отметка о техническом контроле остаются обязательными для всех. Даже если ваша перевозка попала в перечень и накладная у вас бумажная, водитель выходит на линию с путевым листом, где стоит медицинский допуск. Если отметки нет — допуск не оформлен, и вид накладной здесь ничего не меняет.
| Документ по рейсу | Кто проверяет | На что смотрят |
|---|---|---|
| Транспортная накладная | ГИБДД, Ространснадзор, ФНС | Электронная форма и передача в ГИС ЭПД либо попадание в один из 12 случаев |
| Путевой лист | ГИБДД, Ространснадзор, ГИТ | Дата и время выпуска, маршрут, отметки, подписи |
| Отметка о медосмотре | ГИБДД, Ространснадзор, ГИТ | Наличие допуска, кто поставил, УКЭП медработника в электронном виде |
| Отметка о техконтроле | ГИБДД, Ространснадзор | Наличие, кто поставил, соответствие выпуску |
Три ошибки, которые уже стоят денег
Первая — считать «нет связи» универсальным основанием. В приказе речь не о плохом сигнале, а о населённых пунктах из перечня, утверждённого распоряжением Правительства. Если вашего пункта там нет, накладная электронная, и ссылка на связь не сработает.
Вторая — подписывать медицинский титул не тем лицом. Отметку о предрейсовом осмотре ставит медработник, и в электронном виде нужна его УКЭП. Если осмотры проводит подрядчик, ключ должен быть у его сотрудника. Подпись руководителя или доверенного лица медработника здесь не заменяет.
Третья — налоговый риск. ФНС прямо указала: с 1 сентября 2026 года надлежащим первичным документом считается только электронная транспортная накладная, подписанная УКЭП и переданная в ГИС ЭПД. Бумажная накладная вне перечня — это документ, который при проверке не подтвердит расходы. Штраф по транспортной статье здесь даже не главный риск.
Что сделать до конца года
- Разложите свои перевозки по типам и проверьте, какие действительно попадают в 12 случаев, а какие только кажутся похожими. Ситуации «свои склады», «сторонний перевозчик», «плечо после международной перевозки» и «экспедитор» решаются по-разному.
- Для каждой перевозки под исключением зафиксируйте основание — приказом, внутренним распорядком, отметкой в документах. Основание, которое существует только на словах диспетчера, не работает.
- Проверьте, что у каждого водителя на линии есть путевой лист с медицинской отметкой, подписанной УКЭП медработника.
- Отдельно проработайте сценарии без связи: как документ попадёт в ГИС ЭПД, когда связь появится.
- Проведите тест на одной площадке, а не на всём парке. Один объект, один график, две недели наблюдения — и только потом тираж.
Что мы берём на себя
СоюзМедТранс закрывает не накладную, а вторую половину выпуска — ту, где ошибки стоят дороже всего:
- Предрейсовые и послерейсовые медосмотры — очно и дистанционно, круглосуточно, по лицензии Минздрава РФ № ЛО41-001188-73/00589428. Осмотр проводит медработник с медицинским образованием, журнал ведётся по приказу № 266н, отметка ставится в путевом листе.
- Дистанционный формат через телемедицинский комплекс — для ночных выпусков, удалённых площадок и парков без медкабинета. ЭЦП врача передаётся в ваш контур ЭПЛ, отдельно собирать её не нужно.
- Предрейсовый техконтроль — вторая отметка в путевом листе, без которой выпуск тоже неполный.
- Электронные путевые листы и ХТИ — в том же договоре, с интеграцией с 1С и госреестрами.
Штатный врач, медлицензия и оборудование вам не нужны — они на нашей стороне.
Частые вопросы
- Нужна ли бумажная накладная, если мы возим товар между своими складами собственным транспортом?
- Нет. Одна организация не заключает договор перевозки сама с собой, поэтому накладная в этом случае не оформляется вовсе — ни бумажная, ни электронная.
- А если товар между нашими складами везёт сторонняя компания?
- Работает исключение «отправитель и получатель совпадают». Формально бумажная накладная допустима, но электронный формат лучше закрепить в договоре, чтобы не спорить об этом при проверке.
- Путевой лист тоже можно не оформлять, если мы попали в исключение?
- Нет. Исключение относится только к транспортной накладной, заказу и заявке. Путевой лист с отметками о медосмотре и техконтроле обязателен всегда.
- У нас удалённый объект без интернета — можно на бумаге?
- Только если населённый пункт включён в перечень, утверждённый распоряжением Правительства. Отсутствие стабильного сигнала само по себе основанием не является.
- Что будет, если накладная на бумаге вне перечня?
- Документ не будет считаться надлежащим первичным: ФНС признаёт таким только электронную накладную, подписанную УКЭП и переданную в ГИС ЭПД. Основной риск здесь — снятие расходов, а не только транспортная статья.
Проверьте документы по рейсу до проверки, а не после
Сверим ваши перевозки с перечнем из 12 случаев, настроим путевой лист с медицинской отметкой и ЭПД в одном контуре. Первые две недели — бесплатно, в тестовом режиме.
Оставить заявку на сайте или позвоните — рассчитаем выпуск для вашего парка и покажем, где именно сейчас разрыв между накладной, путевым листом и медосмотром.