Обязательные ЭПД с 1 сентября 2026: что нужно сделать автопарку — чек-лист из 9 шагов

С 1 сентября 2026 года грузовые перевозки перешли на обязательные электронные перевозочные документы. Изменение затрагивает всех участников коммерческих грузоперевозок — грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов, независимо от отрасли.

Вокруг перехода много путаницы, и больше всего её вокруг путевого листа. Самый частый вопрос, который нам задают клиенты: «Теперь путевой лист обязательно электронный?» Короткий ответ — нет. Безусловной обязанности перейти на электронный путевой лист с сентября 2026 года нет ни у кого. Разбираем, что именно стало обязательным, где остаётся выбор и что стоит сделать до марта 2027 года.

Что стало обязательным в электронном виде

С 1 сентября 2026 года в электронном виде оформляются:

Все эти документы передаются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД — через аккредитованного оператора.

Обязателен ли электронный путевой лист

Путевой лист как документ обязателен всем компаниям и ИП, которые эксплуатируют собственный транспорт, — это требование не новое. А вот его формат остаётся на выбор компании: бумага или электронный вид.

Единственное исключение — перевозки маркированной алкогольной продукции. Здесь перевозчик обязан оформлять электронные перевозочные документы: электронный путевой лист либо электронную транспортную накладную. Для таких перевозчиков до 1 марта 2027 года действует период без штрафов.

Во всех остальных случаях электронный путевой лист — добровольное решение.

Но здесь стоит просчитать экономику заранее. Если компания уже переходит на ЭТрН и заказ-заявку, оставлять путевой лист в бумаге — значит вести два параллельных контура: один электронный, второй с журналами, штампами и подписями от руки. На практике это удваивает работу диспетчера и создаёт ровно те расхождения между документами, которые находит проверка.

Поэтому большинство парков, начав переход по обязательной части, доводят до электронного вида и путевой лист — вместе с отметками о предрейсовом медосмотре и техконтроле.

Кто и чем подписывает электронный путевой лист

Электронный путевой лист подписывается по частям: отдельно сведения о рейсе, отдельно медосмотр, техконтроль и показания одометра. У каждой части свой ответственный и свои требования к подписи:

Обратите внимание на вторую строку. Водителю достаточно простой подписи в мобильном приложении, механику компания может выдать неквалифицированную, а медработнику разрешена только усиленная квалифицированная электронная подпись — без исключений и упрощений.

Для автопарка это означает конкретную задачу: у человека, который проводит осмотр, должна быть действующая УКЭП, а сам он — работать в медицинской организации с лицензией. Если осмотры проводит приходящий фельдшер «по договорённости» или сотрудник без оформленной подписи, отметку о медосмотре подписать некому — и электронный путевой лист просто не закроется.

Ловушка, о которой узнают поздно: один оператор на всех

Для транспортной накладной, заказа-заявки и экспедиторских документов работает роуминг — участники сделки могут быть у разных операторов ЭДО, документы всё равно дойдут. Для путевого листа роуминга нет. Все, кто подписывает части ЭПЛ, должны находиться у одного оператора.

Это стоит проверить до того, как вы выберете оператора: если медосмотры вам проводит сторонняя медорганизация, а техконтроль — ещё один подрядчик, все трое должны оказаться в одной системе. Иначе путевой лист придётся собирать вручную или менять оператора уже после интеграции.

Штрафы: что реально грозит уже сейчас

До 1 марта 2027 года действует переходный период: за оформление документов на бумаге инспектор при остановке ограничивается замечанием. Отдельные составы КоАП именно за неприменение ЭПД пока находятся на стадии законопроекта.

Но это не значит, что до марта можно ничего не делать. Штрафы за нарушения, вокруг которых строится путевой лист, действуют уже сегодня и применяются независимо от формата документа:

Штраф считается за каждый выявленный случай. При проверке парка, где осмотры велись формально, счёт быстро уходит за сотни тысяч рублей — и переходный период по ЭПД от этого не защищает.

Где бумага всё-таки остаётся

Полностью бумажные перевозочные документы никуда не исчезли. Для экспедиторских документов Минтранс отдельным приказом от 03.04.2026 № 115 определил перечень случаев, когда их по-прежнему оформляют на бумажном носителе; приказ действует с 1 сентября 2026 года по 1 сентября 2032 года. Похожие исключения предусмотрены и для отдельных видов перевозок.

Если вы работаете экспедитором или возите специфические грузы, сверьтесь с перечнем в приказе до того, как перестраивать процессы. Для большинства обычных грузовых парков исключения не применяются — переход обязателен.

Чек-лист из 9 шагов

1. Определите роль компании в перевозках: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, экспедитор. От роли зависит набор документов, которые вы обязаны оформлять электронно.
2. Проверьте, не попадаете ли вы под исключения — прежде всего если вы экспедитор или возите грузы с особым режимом оформления.
3. Решите вопрос по путевому листу. Возите маркированную алкогольную продукцию — электронные документы обязательны. Не возите — считайте, что дешевле: два параллельных контура или единый электронный.
4. Выберите аккредитованного оператора ИС ЭПД — и сразу проверьте, что в нём смогут работать ваши подрядчики по медосмотрам и техконтролю. Для путевого листа роуминга нет.
5. Заключите договор с оператором и настройте интеграцию с учётной системой — 1С, TMS или той, в которой вы ведёте рейсы.
6. Обеспечьте подписи всем участникам: УКЭП для ответственных сотрудников и медработника, подпись для механика, простая подпись для водителей. Выпуск сертификатов и оформление машиночитаемых доверенностей занимают время — это самый недооценённый по срокам пункт.
7. Закройте отметку о медосмотре. Убедитесь, что осмотры проводит медработник лицензированной организации с действующей УКЭП и что он доступен в часы выпуска на линию — включая ночные и утренние выезды.
8. Проверьте техконтроль: есть ли контролёр с нужной квалификацией и как он будет подписывать отметку.
9. Проведите тестовый рейс до 1 марта 2027 — от заказа-заявки до закрытия путевого листа, с реальными подписями. Все узкие места видно именно на первом полном цикле, а не в переписке с оператором.

Где обычно всё останавливается

По нашему опыту переход спотыкается не об операторов и не об интеграцию — эти вопросы решаются за пару недель. Спотыкается он об отметку медработника.

Чтобы её закрыть, компании нужны одновременно: медработник с профильной подготовкой, медицинская лицензия, оборудование, помещение под медкабинет и УКЭП, оформленная на этого медработника. Причём доступен он должен быть в те часы, когда парк реально выезжает — а это часто 5 утра, ночь или выходные.

Держать такой ресурс в штате имеет смысл далеко не каждому парку. Поэтому чаще медосмотры выводят на подрядчика — вместе с лицензией, оборудованием, подписью и ответственностью.

Как это закрывает СоюзМедТранс

Мы берём на себя весь блок допуска водителя к рейсу, включая отметки в электронном путевом листе:

• Предрейсовые и послерейсовые медосмотры — очно и дистанционно, круглосуточно, по лицензии Минздрава РФ № ЛО41-001188-73/00589428. Отметку о медосмотре подписывает наш медработник своей УКЭП.
• Дистанционный формат через телемедицинский комплекс — для парков без медкабинета, для удалённых площадок и ночных выпусков.
• Предрейсовый технический контроль — вторая обязательная отметка перед выездом.
• Электронные путевые листы, ХТИ и поверка оборудования — в одном договоре, без отдельных подрядчиков на каждую отметку.

Клиенту не нужны ни штатный врач, ни медлицензия, ни оборудование — всё это на нашей стороне. И, что важно при переходе на ЭПД, все отметки идут из одного источника, а не собираются от трёх разных исполнителей у разных операторов.

Частые вопросы

Электронный путевой лист теперь обязателен для всех? Нет. Безусловной обязанности перейти на электронный путевой лист нет ни у кого. Электронные документы обязательны при перевозке маркированной алкогольной продукции; в остальных случаях формат путевого листа компания выбирает сама.

Можно ли ничего не делать до 1 марта 2027 года? Формально переходный период даёт время на настройку, и за бумажный документ инспектор ограничится замечанием. Но штрафы по ст. 11.32 и ст. 12.31.1 КоАП РФ за нарушения при медосмотрах и техконтроле действуют уже сейчас и от переходного периода не зависят.

Может ли отметку о медосмотре подписать кадровик или диспетчер? Нет. Её подписывает медицинский работник, и только усиленной квалифицированной электронной подписью. Неквалифицированная подпись для медосмотра не допускается.

Что если медосмотры нам проводит сторонняя организация? Тогда её медработник и подписывает отметку. Проверьте заранее, работает ли подрядчик у того же оператора ИС ЭПД, что и вы: для путевого листа роуминг не поддерживается.

Подходит ли дистанционный медосмотр для ЭПЛ? Да, если он проводится лицензированной медорганизацией в установленном порядке, а медработник заверяет отметку своей УКЭП.

---

Не хотите разбираться с электронными отметками самостоятельно?

Подключим предрейсовые медосмотры и технический контроль с электронными отметками — и покажем на цифрах вашего парка, во сколько это обойдётся по сравнению со своим медработником. Первые две недели работаем бесплатно, в тестовом режиме.

Оставьте заявку на сайте или позвоните: 8 (800) 600-05-51 — рассчитаем стоимость для вашего количества машин за 30 минут.